구글 스프레드시트 공유 기간 설정, 공유 삭제, 마감 기한 설정(트리거 사용)

 

구글 스프레드시트 공유 기능을 이용하여 다른 사람들에게 스프레드시트를 공유하고 일을 하다가 마감을 위한 설정이 필요할 때가 있습니다.

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구글 워크스페이스 사용자의 경우에는 각각의 공유자 별로 공유 일자를 설정 해 줄 수 있지만, 일반 사용자의 경우에는 특별히 기간을 설정해줄 수 있는 방법이 없는데, 구글 스크립트 트리거 기능을 이용하면 설정이 가능합니다.

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스프레드시트의 함수를 사용하는 것이 아니라 Apps Script를 사용해야 하므로 약간 까다로울 수 있지만, 한 번 제대로 설정해두면 필요한 만큼 공유 시간을 조절 할 수 있으므로 매우 유용합니다.

​특별한 이벤트를 위해서 스프레드시트를 공유하고, 나중에 마감 시간이 되면, 다른 사용자들이 접근 할 수 없게 설정 할 수 있으므로 매우 편리합니다.

​[ 사용법 ]

1. 메뉴에서 확장프로그램 > Apps Script를 클릭하여 스크립트 에디터 화면으로 들어갑니다.

2. 토스트에 '신청 마감 일시'의 시간을 적어주어, 공유자들이 화일을 열 때 마다 상기시켜줍니다.(필요없는 경우 토스트 삭제)

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3. 마감일, 마감 시간을 형식에 맞추어 '1. 신청 마감 일시'의 시간으로 설정 해줍니다.

스크립트

4. 메뉴 My Menu > 마감일 지정을 누르면 지정된 시간으로 설정 됩니다.

5. 메뉴 My Menu > 마감일 삭제를 누르면 마감시간 설정이 삭제 됩니다.

6. 메뉴 My Menu > 마감일 삭제를 누르면 마감시간 설정이 삭제 됩니다.

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6. 설정된 날짜(트리거 설정)가 되면 공유 설정을 해제 하고 자신만 볼 수 있게 설정이 바뀝니다~!

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[ 스크립트 내용 ]

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1. 마감에 대한 내용을 스프레드시트를 열 때 마다 토스트를 통해서 지속적으로 알려줍니다.

function onOpen() {

  var ui = SpreadsheetApp.getUi();
  // Or DocumentApp or FormApp.
  ui.createMenu('My Menu')  
      .addItem('마감일 지정', 'Start')
      .addItem('마감일 삭제', 'deleteAlltriggers')
      
      .addToUi();

  // 1. '신청 마감'을 토스트를 통해서 알림
  var title = '신청 마감 일시';
  var message = "2021년 03월 19일 저녁 7시이며, 이후에는 신청하실 수 없습니다!";
  SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().toast(message, title, 3);   
  }

2. 프로젝트 안에 있는 모든 트리거를 지워 초기화 한 후 마감시한을 트리거로 설정한 스크립트를 실행시켜 마감 시한을 넣어줍니다.

function Start() {

  var triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
  for (var i in triggers) {
    ScriptApp.deleteTrigger(triggers[i]);
  }

  var timeZone = Session.getScriptTimeZone();
  Logger.log(timeZone);


// 2. 마감일, 마감 시간을 설정   
    let date = "2021-03-19"  
    let time = "19:00"

    let offset_to_utc = "+09:00"
    var expireAt = new Date(date + "T" + time + offset_to_utc);   
     

  Logger.log(expireAt);
  if ( !isNaN ( expireAt.getTime() ) ) {
    ScriptApp.newTrigger("RemoveAllAccess")
             .timeBased()
             .at(expireAt)
             .inTimezone("Asia/Seoul")
             .create();
  }
  
  Browser.msgBox( date + ", " + time + "로 마감 설정되었습니다.");
}

 

 

3. 공유된 사람들의 권한을 전부 초기화 시켜서 자신만 편집 할 수 있도록 합니다.

function removeAllAccess() {

  var spreadsheetId = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getId()
  var file = DriveApp.getFileById(spreadsheetId);

  var editors = file.getEditors();
  var viewers = file.getViewers();
  var permission = file.getSharingPermission();
      file.setSharing(DriveApp.Access.PRIVATE, DriveApp.Permission.EDIT);

  for (var i=0; i<viewers.length; i++) {
    file.removeViewer(viewers[i]);
  }
  for (var i=0; i<editors.length; i++) {
    file.removeEditor(editors[i]);
  }
}